La sous-traitance n’externalise pas la responsabilité qualité. À partir du 1er novembre 2026, le nouvel indicateur 27 du Référentiel national qualité formule clairement l’attente : lorsqu’un prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il doit s’assurer du respect du référentiel et en garantir la traçabilité dans les contrats.
Pour le donneur d’ordre, cela transforme un simple dossier administratif en véritable processus de sélection, de suivi et d’amélioration.
Avant de contractualiser : vérifier
Commencez par qualifier la mission. Un intervenant autonome qui porte une responsabilité pédagogique dans l’exécution de la formation peut relever de la sous-traitance, tandis qu’un salarié occasionnel obéit à un autre cadre.
Pour chaque sous-traitant, rassemblez les éléments applicables :
- identité juridique et numéro SIRET ;
- numéro de déclaration d’activité ;
- certificat Qualiopi et catégorie d’action concernée, lorsqu’il est requis ;
- habilitation à former ou à préparer la certification, le cas échéant ;
- compétences et expérience de l’intervenant ;
- attestations sociales et fiscales pertinentes ;
- engagement à respecter vos procédures qualité.
La réglementation CPF prévoit certaines exemptions. Ne les appliquez pas par habitude : documentez précisément le fondement de chaque exemption et vérifiez qu’il correspond à la prestation concernée.
Dans le contrat : rendre la qualité traçable
Un contrat exploitable en audit ne doit pas rester général. Il doit relier clairement le sous-traitant à l’action réalisée et préciser au minimum :
- la mission, le contenu et les objectifs ;
- la durée et les modalités d’intervention ;
- les moyens pédagogiques et techniques ;
- les règles de suivi, d’assiduité et d’évaluation ;
- les livrables et preuves à transmettre ;
- les exigences d’accessibilité et de confidentialité ;
- le traitement des réclamations et incidents ;
- les modalités de contrôle par le donneur d’ordre ;
- les actions prévues en cas d’écart.
Ajoutez une annexe qualité courte et opérationnelle plutôt qu’une clause vague promettant de « respecter Qualiopi ».
Pendant la prestation : piloter
La conformité ne se prouve pas uniquement au moment de la signature. Mettez en place un suivi proportionné au risque :
- validez les supports avant la première intervention ;
- contrôlez les feuilles d’émargement ou traces de connexion ;
- examinez les évaluations et retours des apprenants ;
- traitez les incidents et réclamations ;
- consignez les actions correctives ;
- réévaluez périodiquement le sous-traitant.
Une prestation sensible, certifiante ou réalisée pour un public vulnérable mérite un niveau de contrôle plus élevé qu’une intervention ponctuelle à faible risque.
CPF : ne pas oublier la déclaration EDOF
Les organismes proposant des formations sur Mon Compte Formation doivent déclarer chaque année leur recours à la sous-traitance sur EDOF, y compris en indiquant l’absence de sous-traitance lorsque le module déclaratif le demande.
La Caisse des Dépôts demande notamment de connaître le chiffre d’affaires concerné, le nombre de sous-traitants et leur situation au regard des obligations légales, de Qualiopi et des habilitations éventuelles. Les périodes et échéances peuvent évoluer : vérifiez l’aide EDOF au moment de votre déclaration.
Le dossier de preuves recommandé
Créez un dossier par sous-traitant avec une structure identique :
- fiche de vérification initiale datée ;
- documents administratifs et certificats ;
- contrat et annexe qualité signés ;
- supports ou livrables validés ;
- traces de réalisation ;
- résultats et appréciations ;
- incidents, écarts et corrections ;
- décision de maintien, suspension ou déréférencement.
Un tableau de pilotage central peut ensuite signaler les documents expirés, les contrôles à réaliser et les actions ouvertes. L’objectif est de retrouver en quelques minutes la chaîne complète : vérification → contrat → réalisation → contrôle → amélioration.